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Gestión documental ISO 9001

La norma ISO 9001 se trata de la gestión de calidad de una organización que ofrece un servicio o producto, y tiene que ver con varios puntos, y uno de estos se relaciona con la gestión documental 9001. ¿Te preguntas de qué trata?, ¿qué clase de documentos son los que la norma exige a una organización y cómo se debe proceder para cumplirla?

En este artículo te explicamos en qué consiste la gestión documental y cómo puedes dejar de preocuparte casi del todo cumpliendo fácilmente lo que esta norma exige en cuanto a la gestión de documentos.

¿De qué trata la gestión documental mediante la norma 9001?

Para entender qué exige la norma ISO 9001 con respecto a la documentación, dividamos esta obligación en dos. Por un lado, está la información que se ha de documentar, y por otro, la forma en la que esta información debe ser documentada. Es decir, existen documentos y registros a producir y también la gestión en la que se ha de producirlos.

Ahora bien, esos documentos y registros que una organización debe producir varían dependiendo del tamaño y la actividad de esta (incluidos en esta última la complejidad de procesos y la competencia del personal). Ya que la norma ISO 9001 se trata, a grandes rasgos, de la gestión de calidad, en materia documental esta norma demanda que se registren y documenten los procesos de cómo la organización provee sus productos y servicios a los clientes de manera satisfactoria.

Además, también se necesita verificar que se lleven a cabo dichos procesos  y, a la vez, que los tales estén en mejora continua con respecto a la calidad.

Algunos requisitos mínimos que debe incluir toda esta documentación son:

  • Manual de calidad.
  • Procedimientos (llamados también SOP, por standard operating procedure).
  • Un registro de que los empleados operan bajo tales procedimientos.
  • Las no conformidades señaladas por auditorías y las correcciones en consecuencia.

No obstante, hay más requisitos de documentación que la organización podría tener que producir, por ejemplo, los documentos o registros siguientes:

  • Documentos de los recursos de medición y seguimiento de los procedimientos.
  • Acerca de la competencia de los empleados.
  • Registro de que la planificación de productos y servicios se han regido por los requerimientos de calidad.
  • Registro de los procesos de diseño y desarrollo de nuevos productos y servicios.

Y aún hay más, puesto que, como anteriormente mencionamos arriba, las actividades y tamaño de la organización determinan la cantidad de documentación que la ISO 9001 exige.

Por otro lado, también hemos mencionado que, aparte de la documentación, también está la manera de documentar todo lo que dos párrafos arriba expusimos. Por tanto, hablemos ahora del procedimiento de control de documentos. Con los siguientes cinco puntos se puede tener un panorama general de este procedimiento.

  • Se necesita un claro historial que indique las versiones de los documentos tanto actuales como anteriores, con lo que se espera prevenir que se haga uso de los documentos obsoletos.
  • Garantizar que las versiones actuales y vigentes sean legibles y estén disponibles en cualquier momento.
  • Que los documentos sean distribuidos a todos aquellos empleados a quienes incumbe y que también se registre tal distribución a fin de tener evidencia de ello.
  • La documentación debe protegerse adecuadamente: prevenir la pérdida, confidencialidad y el mal uso de esta.
  • También tiene que almacenarse de manera adecuada y emplear, si procede, una estrategia de preservación digital.

Sintetizando todo lo anterior, la documentación debe conservarse íntegra, auténtica, válida, fiable y disponible como lo exija la norma.

Por todo lo anterior, haz de intuir que no se trata de una labor sencilla y que, al contrario, requiere de una muy buena organización, pues hay que cuidar muchos detalles para cumplir con todo lo que el sistema de gestión de calidad ISO  9001 exige en materia de documentación.

En qué te puede ayudar un software de gestión documental

Este tipo de software te traerá muchas facilidades y, de hecho, hará muchas cosas que hechas de otra manera resultarían exhaustivas.

Desde crear y automatizar tareas hasta establecer reglas de acceso, conservación y disposición, de todo eso y mucho más se encargará el Enterprise Content Management (ECM), que en español lo conocemos como software de gestión documental.

De este tipo de software hay una buena variedad en el mercado, incluso puedes encontrarte con algunos que son copias personalizadas de otros (como el caso de QuoFiles Calidad, que es una versión basada en SharePoint). También están aquellos que no ofrecen más que estas funciones básicas:

  • Clasificar y buscar documentos.
  • Gestionar las distintas versiones de dichos documentos.
  • Crear y automatizar tareas.
  • Establecer reglas de acceso, conservación y disposición.
  • Historial propio de cada documento desde que son creados hasta que son destruidos.

Dichas funciones son suficientes para poder cumplir con todos o la mayoría de los procedimientos obligatorios ISO 9001 para una organización, dependiendo del caso.

Hay ECM que pueden resultar poco viables para organizaciones pequeñas, debido a los costes de implementación. Sin embargo, y afortunadamente, existen también las alternativas de código abierto, que salen muchísimo más baratas. Entre ellas están Alfresco, SeedDMS, Nuxeo, OpenKM y OpenProdoc.

En conclusión, sea de pago o no, el ECM te ayudará mucho, y para decantarte por una versión o la otra, nuestra recomendación es que veas las diferentes alternativas que hay actualmente en el mercado, pues ninguna será más adecuada para tu organización que aquella que cumpla con lo que la gestión documental 9001 te exija. Así que, quizá puedas ahorrarte mucho si solo necesitas lo que un ECM de código abierto te ofrece, o debas ir a por una versión de pago que cumpla con lo que necesitas.