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La gestión documental se ha convertido en una pieza fundamental a la hora de organizar todos los procesos de una empresa

Ventajas y desventajas
¿Quién lo puede utilizar?

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental, conocido también como ECM (enterprise content management), es un software que se encarga de organizar y facilitar la gestión documental de las empresas.

¿Es recomendable utilizarlo? – Ventajas y Desventajas

Como ya sabes, cualquier cambio que se realice en una empresa puede generar resultados tanto positivas como negativos, si se hace de una forma incorrecta. Y la implantación de un software de gestión documental en una empresa no es una excepción.

Sin entrar a valorar que la implantación se haga o no de forma correcta, estas son las ventajes e inconvenientes de utilizar un gestor documental:

Ventajas y beneficios

  • Un repositorio común: Permite consolidar y centralizar la documentación y el formato generado para cada documento o entidad
  • Veracidad de la información: Una única copia auténtica de cada documento, independientemente de quién o desde qué proceso se acceda a la misma
  • Acceso fácil, directo y rápido: Formato de búsqueda basado en la definición de un sistema de propiedades común
  • Homogeneización en la recogida de los datos para un documento o entidad
  • Control y visibilidad del estado de las entidades y documentos en base a workflows
  • Notificaciones al correo electrónico
  • Auditoría avanzada del sistema
  • Definición de roles para gestionar el acceso y modificación de la documentación
  • Control sobre el versionado de la documentación
  • Facilidad de acceso a toda la documentación desde cualquier punto geográfico
  • Hasta un 80% menos de intercambio de documentación física entre las diferentes áreas
  • Hasta un 30% menos de tiempo de gestión para preparar las reuniones
  • 4 veces más capacidad de resolución de problemas
  • Todos los trabajadores implicados en la gestión del sistema

Inconvenientes

  • Curva de aprendizaje más alta:

¿Quién lo puede utilizar?

Los software de gestión documental son muy útiles para manejar toda la documentación de cualquier tipo de negocio u organización. Por ejemplo:

Abogados, gestorías y asesorías

Estos profesionales suelen manejar bastante información de diferentes clientes, por lo que resulta muy útil mantener la información organizada por cada cliente. Además, en la mayoría de los casos se puede automatizar la entrada de datos para que sea el propio sistema el que mueva los documentos a la carpeta correspondiente.

Colegios

Los colegios también se pueden beneficiar de las ventajas de un gestor documental, organizando la información de todos sus alumnos de una forma sencilla.

Gestores documentales open source